כלי ניהולי חשוב ליעילות ואפקטיביות הם מארגנים או מחוונים המסייעים לנו בתכנון נכון של הפעילויות השונות בארגון. המארגן לתכנון ימי עיון, סדנאות, כנסים ועוד מבטיח שנראה את כל "התמונה", נוודא מה אנחנו רוצים ונתמקד בתכנון מסודר. המארגן עוזר לנו גם לאחר תחומי התכנון ביצוע האירוע להעריך את מידת היעילות שלו והשפעתו על הצוות.
א. רמת התכנון:
מטרות יום העיון – יש להכניס מטרה ניהולית- ארגונית, צוותית ופדגוגית
1______________________________________________________________________
2______________________________________________________________________
3______________________________________________________________________
4______________________________________________________________________
תוצרים או תוצאות מצופים – תכננו כיצד תבדקו את מה שהחלטתם כמצופה. ביחס לכל מטרה חייב להיות הישג או תוצר מצופה אחד לפחות.
1____________________________________________________________________
2_____________________________________________________________________
3______________________________________________________________________
4______________________________________________________________________
5______________________________________________________________________
6______________________________________________________________________
7_____________________________________________________________________
תכנים פנימיים שיתרחשו בהובלת הנהלה, הדרכה, צוות פנימי
1______________________________________________________________________
2______________________________________________________________________
3______________________________________________________________________
4______________________________________________________________________
5______________________________________________________________________
6______________________________________________________________________
7______________________________________________________________________
תכנים חיצונים (מרצה) – ______________________________________________________
נושא:______________________________________________________________
סוג המרצה הנחוץ:_____________________________________________________
עלויות משוערות:______________________________________________________
חלוקת הזמן הפנימית – ______________________________________________________
משעה_____עד שעה_______:הפעילות:__________________________________
משעה_____עד שעה_______:הפעילות:__________________________________
משעה_____עד שעה_______:הפעילות:__________________________________
מקום – _______________________________________________________________
נימוק לבחירת המקום:_________________________________________________
האילוצים של המקום__________________________________________________
הרווחים בבחירת המקום_______________________________________________
מסגרת הזמן הכוללת – ____________________________________________________
נימוק לבחירת מסגרת הזמן:____________________________________________
האילוץ שמסגרת זו גורמת:_____________________________________________
הרווח בבחירת מסגרת זמן זו:___________________________________________
הגעה למקום – _________________________________________________________
אמצעי תחבורה:____________________________________________________
עלות משוערת:______________________________________________________
כיבוד – ______________________________________________________________
סוג הכיבוד:_______________________________________________________
פרוט כמות:_______________________________________________________
עלות משוערת:_____________________________________________________
- ההתארגנות המלווה את התכנון: האם לדעתכם ההתארגנות התחילה בזמן (שבועיים לפני יום העיון) והאם היא הסתיימה בזמן, איך היא התנהלה, מי ניהל אותה.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
- 2. השותפים: האם השותפים לתכנון היו מייצגים, היו חסרים או היו עודפים.
____________________________________________________________________________________________________________________________
- האם הייתם משנים ומה הייתם משנים ברמת התכנון __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
- 4. תנו ציון כללי לתכנון מ1-10 _____________________
ב. רמת הביצוע לגבי כל אחד מן התחומים הבאים, ציינו את שביעות רצונכם מהביצוע. למשל האם המטרות הושגו, האם המקום התאים…כלומר, האם עמדתם בתכנון
מטרות יום העיון – ______________________________________________
תוצרים או תוצאות מצופים – ____________________________________________________________________________________________________________________________
מקום – ________________________________________________________
מסגרת הזמן הכוללת – ______________________________________________
חלוקת הזמן הפנימית – ____________________________________________________________________________________________________________________________
הגעה למקום – ____________________________________________________________________________________________________________________________
כיבוד – ________________________________________________________
תכנים פנימיים (שמובלים ע"י ההנהלה ו/או הדרכה) -__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
תכנים חיצונים (מרצה) – __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
סדר הצגת התכנים במסגרת חלוקת הזמן (מה יהיה מתי ומדוע) – ___________________________________________________________________________________________________________________________
תנו ציון כולל לביצוע בהתאם למטרות מ1-10 ______________
ג. הערכה כוללת של היום
חוו דעתכם על היום בכללותו. האם היום זרם, האם הצוות למד ונהנה לדעתכם, מה היו מוקדי הכוח של היום, מה היו מוקדי הקושי של היום.מה הייתם עושים אחרת ומה תעשו יותר טוב בפעם הבאה.
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
שקללו את הציון הכולל (מ1-10) שהייתם נותנים לעצמכם כמנהלים/הדרכה על ניהול יום העיון על כל היבטיו.
_______________________________________________
הערכה של יום העיון
משוב לצוות הארגון בנוגע ליום העיון שחל בתאריכים:
לצוות שלום,
עברנו את יום העיון הראשון שלנו ונשמח לקבל מכם משוב על מנת לעשות טוב ונכון יותר בפעמים הבאות. אנא מלאו את המשוב והחזירו לנו. אפשר לענות בכן ולא, נשמח אם תנמקו את הערכתם.
- האם ידעת מראש מהו סדר היום ומהם התכנים שיעלו בימי העיון.__________________________________________________
- האם לדעתך המקום היה מתאים – ליום ה' וליום ו' ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
- האם לדעתך חלוקת הזמן הייתה טובה ומתאימה בשני הימים _______________________________________________________________________________________________________________
- האם לדעתך הנושאים היו מעניינים:
ההפעלה
א. ____________________________________________________________________________________________________________
ב. עבודה על תיאורי המקרה במידה והיה __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
ג. הדיון במידה והיה
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
ד. ההרצאה במידה והייתה
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
- האם את/ה מרגישים שיום העיון תוכנן בהתאם לצרכים שלך ולקשיים העולים בגן.
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
- מה מתוך התכנים שהוצגו יעזור לך בעבודה: מול ילדים, מול הורים, מול הצוות, מול ההנהלה – בהווה או בעתיד בגן.
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
- האם לדעתך צריכים להיות ימים כאלה בגן. קבע מ1-10 מהי תרומתם. (10 תרומה גבוהה מאוד, 1- תרומה נמוכה מאוד)_____________________________
האם הגעת בשמחה ליום העיון_________________________________
האם יצאת בשמחה מיום העיון_________________________________
האם תרצה להיות שותף בתכנון יום עיון כזה________________________
תנו ציון כולל ליום העיון_____________________________________